Wenn wir diese Frage beantworten möchten, müssen wir in Betracht ziehen, dass die Digitalisierung, die Pandemie und Globalisierung die Arbeitswelt gewandelt haben. Homeoffice ist keine Seltenheit mehr und hybride Arbeitsmodelle sind stark im Kommen. Die Auswirkungen auf Effizienz, Kosten und Mitarbeiterzufriedenheit in den Unternehmen liegen auf der Hand.
Was früher der Konferenzraum war, ist heute der Link für Zoom, Teams oder eine andere online Meetingplattform. Im Folgenden möchten wir die Bedeutung von Meetingräumen erläutern und auch wenn wir teilweise deren Funktionen in die Vergangenheit schieben, soll es nicht bedeuten, dass Meetingräume ganz und gar aus der Arbeitswelt verschwunden sind. Darauf werden wir am Ende des Artikels noch genauer eingehen.
Historische Rolle von Meetingräumen
Die Meetingräume in den Unternehmen waren zentralen Orte für Kommunikation. Zusammen wurde geplant und wurden Entscheidungen getroffen. Große Meetingräume galten als Statussymbol, vor allem wenn die Ausstattung wohlwollend ausfiel und die Lage zentral war. Inzwischen sind die Meetingräume der Unternehmen in ihrer Auslastung enorm gesunken.
Zu den klassischen Funktionen von Meetingräume in Dortmund zählen beispielsweise Präsentationen vor Kunden oder der Führungsebene. Workshops und Strategiemeetings nehmen durchaus teilweise ganze Tage ein. Projektabstimmung und Teambesprechungen finden in vertrauter Runde von Angesicht zu Angesicht statt. Der Meetingraum bringt aber auch eine soziale Komponente. Denn, wie sonst, könnte der informelle Austausch und das Teambuilding vonstattengehen?
Digitalisierung und Remote Work
Virtuelle Tools ersetzen physische Räume: Mit virtuellen Tools ist Software für Videokonferenzen und kollaborative Whiteboards gemeint, Chat-Tools eingeschlossen.
Vorteile: Der gewichtigste Vorteil steckt in der Ortsunabhängigkeit. Mit Meetingsoftware lässt sich international problemlos zusammenarbeiten. Anreise und Raumbuchung fallen weg, damit auch Kosten. Software generiert weniger Fixkosten als Räume für ein Unternehmen.
Nachteile: Technik hat oft ihre Tücken: Verbindungsabbrüche, schlechte Video- und Audioqualität usw. Ein Begriff, der sich ins Leben gerufen hat, ist „Zoom“-Fatigue. Damit sind zunehmende Konzentrationsprobleme während Videokonferenzen gemeint. Ein Videobild bringt nicht alle Signale der Kommunikation rüber, wie bei einem echten Präsenztreffen. Nonverbale Kommunikation durch Ganzkörpersprache beispielsweise ist nicht möglich. Eine spontane Interaktion erweist sich als schwierig, kreative Momente sind eher selten.
Hybride Arbeitsmodelle – neue Anforderungen
Und Meetingräume sind doch noch nützlich geblieben, gerade für hybride Arbeitsmodelle. Doch dazu müssen Meetingräume flexibel und technisch gut ausgerüstet sein. Zur Ausstattung eines modernen Meetingraumes gehören Kamera und Mikrofone. Touchscreens und digitale Whiteboards unterstützen die hybride Zusammenarbeit. Die Raumreservierung kann per App oder KI erfolgen.
Ein Wandel für Präsenz-Meetingräume muss auch in Punkto Raumgröße erfolgen. Es werden nicht unbedingt die großen Räume mehr beansprucht. Der Meetingraum kann ein Zimmer sein, das für zwei bis vier Personen Platz bietet, während andere Teilnehmer digital zugeschalten werden. Lässt ich ein Meetingraum in eine Lounge, einen Think Tank oder Kreativzone transformieren, um so besser! Denn dann ergibt sich eine inspirierende Umgebung und neue Ideen können entstehen und spontane Begegnungen fördern den sozialen Zusammenhalt im Team.
Psychologische und soziale Aspekte
Sprechen wir uns betont und deutlich für echte Meetingräume aus, fördern sie doch bei den Treffen Vertrauen und Teamzusammenhalt. Spontane Gespräche bieten eine Quelle für Kreativität – gerade die „Kollisionsmomente“. Die Körpersprache und Mimik kommen viel besser zu Geltung – zwei wichtige Kommunikationsmittel. Abseits des Büroalltags sind Meetingräume soziale Anker. Ein unterschätzter psychologischer Aspekt ist bei der reinen virtuellen Zusammenarbeit die Gefahr der Vereinsamung.
Wirtschaftliche Perspektive
Klar, weniger Bürofläche bedeutet weniger Betriebskosten und Miete. Wartung, Reinigung, Ausstattung fallen weg. Die Kosten-Nutzen-Frage entsteht und Unternehmen müssen sich klar machen, wie oft Meetingräume wirklich noch genutzt werden. Ein weiterer wirtschaftlicher Aspekt ist Nachhaltigkeit. Kleinere Räume oder geteilte Räume verursachen weniger Energieverbrauch. Das fördert das „Green Office“-Konzept.
Zukunftsausblick
Was ist in Bezug auf Meetingräume zukünftig denkbar?
Nun, Meetingräume könnten in die Rolle von Experience Zones schlüpfen. AV / VR und immersive Technologie erweitern das Meetingkonzept. Protokoll und Moderation könnte vielleicht die KI übernehmen? Für die Raumplanung wird KI bereits zur Optimierung genutzt, indem automatische Vorschläge für Raumgröße, Ausstattung und Zeitfenster geliefert werden.
Denkbar auch die Zunahme von Mixed- Reality-Meetings, bei denen sich virtuelle Avatare in virtuellen Räumen treffen.
| Zeitstrahl: Entwicklung der Meetingkultur von 1990 bis 2030 |
| 1990: Konferenzraum mit Beamer |
| 2010: Videokonferenzräume |
| 2020: Remote-First |
| 2025+: Hybride, immersive Räume |
Fassen wir zusammen
Meetingräume werden aus der modernen Arbeitswelt nicht von der Bildfläche gewischt. Meetingräume unterlegen einem Wandel. Hybride, flexible und technikgestützte Meetingräume werden eine größere Rolle übernehmen. Für Unternehmen bedeutet das abzuwägen, welche Räume wirklich genutzt werden. Des Weiteren sollte Unternehmen und Teams bewusstwerden, dass die Raumgestaltung die Zusammenarbeit kreativ und inspirierend fördern kann.
FAQ
Sind virtuelle Meetings genauso effektiv wie persönliche?
Ja, für einfache Abstimmungen und Nein, für kreative Prozesse.
Wie kann man hybride Meetings fair gestalten?
Alle beteiligten müssen gleich sichtbar sein. Die Technikausstattung sollte hochwertig sein. Eine klare Moderation führt sicher durchs Meeting.
Was kostet ein moderner Meetingraum pro Jahr?
Abhängig von Standort und Ausstattung des Raumes bewegen sich die Kosten für einen modernen Meetingraum zwischen 5.000 € und 50.000 € jährlich.
Welche Alternativen gibt es zu klassischen Besprechungsräumen?
- Virtuelle Räume
- Coworking-Zonen
- spontane Treffpunkte („Huddle Spaces“)
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
